Choisir le logiciel de comptabilité et de reporting financier idéal pour votre entreprise est une décision cruciale qui peut avoir un impact significatif sur votre gestion financière et votre efficacité, aujourd’hui et à l’avenir. Lorsque vous envisagez de créer, de maintenir et de développer votre entreprise, il est impératif de trouver et d’adopter le meilleur logiciel de comptabilité hôtelière pour répondre à tous vos besoins uniques. Disposer d’une solution spécifique à l’hôtellerie est idéal pour garantir que vous avez la capacité de surveiller avec précision les revenus et les dépenses, de produire et de personnaliser des rapports financiers et de gérer les revenus du point de vue d’un hôtelier. Vous devez également réfléchir à la meilleure solution comptable adaptée au nombre de propriétés que vous possédez actuellement dans votre portefeuille, ainsi qu’à un logiciel qui peut évoluer avec vous à mesure que vous grandissez. Dans l’ensemble, il y a beaucoup de choses à considérer lorsque vous faites preuve de diligence raisonnable, mais cela ne doit pas nécessairement être stressant lorsque vous suivez ce processus.

Le processus

1. Évaluez et identifiez les besoins de votre entreprise

Commencez par évaluer les besoins comptables spécifiques de votre entreprise. Cette évaluation complète doit englober la complexité de vos transactions financières, le volume d’utilisateurs nécessitant un accès et toutes les exigences spécifiques au secteur, telles que la saisie automatisée des données du système de gestion immobilière (PMS), les options de paiement électronique, la capacité à se conformer aux formats USALI, la paie. traitement ou prise en charge multi-devises.

2. Créez une liste de fonctionnalités clés

Commencez par dresser une liste de contrôle des fonctionnalités essentielles dont vous avez besoin dans un logiciel de comptabilité. Les fonctionnalités communes incluent la tenue de livres, la gestion des flux de travail et des factures, un suivi méticuleux des dépenses, de solides capacités de reporting financier avec des options personnalisables, un rapprochement bancaire transparent, des fonctionnalités efficaces de comptes créditeurs et clients et des outils rationalisés de préparation de déclarations de revenus.

Réfléchissez à ce qui vous manque actuellement et à ce que vous considérez comme les fonctionnalités les plus avantageuses pour vous aider à rationaliser vos processus. Adaptez vos exigences en matière de fonctionnalités pour les aligner précisément sur vos objectifs et aspirations commerciaux. Cela vous fera gagner du temps et de l’argent.

3. Envisagez les intégrations

Déterminez si vous avez besoin que votre logiciel de comptabilité s’intègre à d’autres applications commerciales critiques que vous utilisez, telles que les plateformes PMS et POS (point de vente), de paie ou de commerce électronique. Reconnaissez que l’intégration peut améliorer considérablement l’efficacité et réduire les erreurs en rationalisant le transfert de données et en minimisant le besoin de saisie manuelle des données. Certaines des questions les plus fréquemment posées au cours de ce processus comprennent :

• Compatibilité d’intégration: Quels systèmes PMS/POS sont compatibles avec le logiciel de comptabilité, et cette intégration existe-t-elle déjà ?
• Flexibilité d’intégration: Le logiciel est-il suffisamment polyvalent pour s’intégrer à différents systèmes, ou est-il limité à des intégrations spécifiques ?
• Disponibilité des modules complémentaires: Le logiciel de comptabilité offre-t-il des fonctionnalités supplémentaires de gestion du travail, de veille économique, de budgétisation et de prévision, ainsi que d’autres modules complémentaires ou modules pour améliorer davantage les fonctionnalités ?
• Fonctionnalités d’automatisation: Existe-t-il des composants d’automatisation au sein du système, en particulier pour des fonctions telles que le flux de travail des comptes fournisseurs (AP) et le rapprochement bancaire ?

4. Demandez aux experts du secteur

Lorsque vous explorez des solutions potentielles, le défi réside souvent dans la détermination du point initial de votre recherche. Une méthode très efficace pour discerner l’efficacité et l’utilité de diverses solutions comptables consiste à demander conseil à vos pairs et à d’autres experts réputés du secteur. Même si vous avez peut-être entendu parler de logiciels de comptabilité recommandés, la solution la plus prudente consiste à solliciter les commentaires de personnes en qui vous avez confiance. Découvrez des informations directes sur la fiabilité de la plateforme, ainsi que sur ses fonctionnalités les plus fréquemment utilisées et les plus appréciées. Contactez vos contacts de confiance et renseignez-vous sur leurs recommandations, en leur rappelant vos besoins spécifiques.

5. Rechercher les options disponibles

Effectuez des recherches approfondies pour identifier les options de logiciels de comptabilité qui correspondent à vos besoins uniques. Tirez parti des ressources en ligne pour rechercher des solutions comptables de premier plan et comparez les meilleures les unes par rapport aux autres pour trouver celle qui convient le mieux à votre entreprise. Envisagez également de rechercher des options de logiciels de comptabilité primés, telles que celles reconnues sur HotelTechReport. Cela fournit non seulement des classements de produits, mais vous donne également accès à des informations précieuses grâce aux avis des clients, offrant une perspective complète pour vous aider dans votre processus de prise de décision.

6. Définissez votre budget

Établissez l’engagement financier précis que vous êtes prêt à allouer au logiciel de comptabilité. Délibérez non seulement des dépenses initiales, mais également des frais d’abonnement ou de licence récurrents, ainsi que des éventuels coûts supplémentaires associés à la formation et au support. Il est essentiel de définir un budget qui correspond à vos attentes et qui se situe dans des limites raisonnables. N’oubliez pas que votre objectif est d’identifier la solution optimale pour votre entreprise, en privilégiant l’adéquation à la simple commodité. Il est essentiel de comprendre les tarifs qui vous sont proposés pour garantir que vous pouvez prendre en charge tous les utilisateurs de votre organisation et qu’il n’y a pas de frais cachés.

7. Comparez les options logicielles

Construisez une feuille de calcul dans le but de comparer différentes alternatives de logiciels de comptabilité. Intégrez des critères essentiels, tels que le coût, l’ensemble des fonctionnalités, les commentaires des utilisateurs, l’évolutivité et la qualité du support client. Examinez la convivialité de chaque logiciel en effectuant des évaluations pratiques et des démonstrations de produits. Renseignez-vous sur la disponibilité des ressources pédagogiques après la mise en œuvre pour vous assurer de tirer le meilleur parti de la solution.

Au cours de cette phase critique, il est conseillé de poser quelques questions fondamentales, notamment :

• Capacités analytiques: Le logiciel peut-il fournir les analyses requises, telles que le CPOR (coût par chambre occupée), le RevPAR (revenu par chambre disponible) et le GOPPAR (bénéfice brut d’exploitation par chambre disponible), pour répondre à vos besoins spécifiques ?
• Ressources de formation : Quels types de ressources de formation sont disponibles pour les utilisateurs ? Existe-t-il du matériel de formation ou des cours complets ?
• Assistance intégrée à l’application : Le logiciel propose-t-il des fonctionnalités d’assistance ou de support dans l’application pour aider les utilisateurs en temps réel ?

8. Demander des démos et des essais

Contactez les fournisseurs de logiciels pour demander des démonstrations personnalisées ou des versions d’essai. Cette expérience pratique fournira une compréhension précieuse des fonctionnalités du logiciel et de son alignement avec vos besoins spécifiques. Lors de ces démonstrations, préparez-vous avec un ensemble de questions ciblées concernant les fonctionnalités essentielles qui sont primordiales pour les opérations de votre entreprise et toute information essentielle dont vous pourriez avoir besoin. Si votre entreprise opère dans un secteur réglementé ou a des exigences de conformité spécifiques (par exemple, GAAP (Principes comptables généralement reconnus), IFRS (International Financial Reporting Standards), réglementations fiscales), vérifiez que le logiciel peut répondre à ces normes. Certaines questions fréquemment posées incluent :

• Capacité utilisateur: Quelle est la capacité d’utilisation de la plateforme et peut-elle accueillir le nombre d’utilisateurs dont nous avons besoin ? Si oui, devez-vous payer pour chaque utilisateur ?
• Soutien technique: Veuillez préciser les services d’assistance technique proposés par le fournisseur de logiciels. Cela inclut des facteurs tels que les temps de réponse, la disponibilité et la qualité des ressources d’assistance fournies.
• Structure propriétaire: Êtes-vous une entreprise privée ou publique ? Comprendre la structure de propriété peut fournir un aperçu de la stabilité et de la gouvernance d’entreprise du fournisseur de logiciels.
• Références et portfolio: Peuvent-ils fournir des références de clients ayant un portefeuille ou des exigences similaires aux vôtres ? Cela peut offrir un contexte précieux sur l’applicabilité du logiciel à vos besoins spécifiques.
• Rapports personnalisés: Est-il possible de créer des rapports personnalisés avec le logiciel pour adapter vos rapports aux exigences commerciales uniques ou aux demandes de vos propriétaires et investisseurs ?
• Migration des données historiques: Les données historiques peuvent-elles être importées dans le logiciel, garantissant ainsi une transition transparente depuis vos systèmes existants ?
• Ressources de formation: Quels types d’options de formation sont disponibles pour les utilisateurs et comment y accéder ?
• Prise en charge multi-propriétés et multi-devises: Le logiciel peut-il gérer efficacement plusieurs propriétés de différents types d’entités, telles que des restaurants, des terrains de golf, des marinas, des entités de capitaux propres et des devises (le cas échéant), en répondant à vos divers besoins opérationnels ?

9. Tenez compte de l’évolutivité et de votre équipe

Considérez la trajectoire de croissance future de votre entreprise et sélectionnez des logiciels capables de croître avec votre entreprise et de gérer l’augmentation des volumes de transactions et des demandes des utilisateurs. Engagez votre équipe comptable et toutes les autres parties prenantes concernées dans le processus décisionnel. Recueillez et évaluez leurs précieux commentaires et informations pour garantir que le logiciel s’harmonise avec leurs besoins distincts. L’industrie hôtelière est très éphémère. Demandez aux membres de votre équipe s’ils ont utilisé ailleurs des systèmes susceptibles de répondre à vos besoins.

Gardez à l’esprit qu’il existe des solutions logicielles conçues pour faciliter l’évolutivité à mesure que votre entreprise évolue. Il est donc essentiel de rechercher de manière proactive une solution durable à long terme, capable de vous apporter un soutien constant tout au long de votre parcours de croissance continu.

10. Examiner la structure tarifaire

Examinez attentivement la structure tarifaire du logiciel, ne laissant aucune place à des coûts imprévus, tels que des modules complémentaires ou des frais de stockage de données. Lors de l’évaluation du prix, assurez-vous de vous renseigner sur le nombre d’utilisateurs qui ont accès au logiciel. Il peut y avoir des frais supplémentaires lors de l’ajout de nouveaux utilisateurs ou la plateforme pourrait proposer un nombre illimité d’utilisateurs. De plus, renseignez-vous sur tout coût supplémentaire si vous deviez également ajouter des services supplémentaires, tels que la gestion de la main-d’œuvre, des informations budgétaires et analytiques ou une comptabilité externalisée.

11. Prenez votre décision

Après une recherche et un examen approfondis, sélectionnez le logiciel de comptabilité qui correspond le mieux aux besoins de votre entreprise, à vos contraintes financières et à vos objectifs primordiaux à long terme. Une fois que vous avez choisi une solution logicielle, planifiez le processus de mise en œuvre. Facilitez une formation complète pour votre personnel, en vous assurant qu’il acquiert les compétences nécessaires pour utiliser efficacement le logiciel. De plus, élaborez une stratégie pour une transition transparente depuis votre système précédent, le cas échéant, afin de garantir une perturbation minimale lors de l’intégration de la nouvelle solution.

Surveillez, ajustez et profitez

Une fois que vous avez choisi votre solution comptable, engagez-vous dans un processus d’apprentissage continu pour exploiter l’ensemble des avantages et des fonctionnalités qu’elle offre pour conduire votre entreprise vers le succès. Surveillez en permanence les performances du logiciel de comptabilité que vous avez choisi et soyez prêt à l’ajuster si nécessaire. Les besoins de votre entreprise peuvent évoluer avec le temps, alors assurez-vous que le logiciel reste bien adapté au fil du temps. Le choix d’un logiciel de comptabilité est crucial pour votre entreprise. Il est impératif de mener des recherches approfondies, d’explorer la gamme de fonctionnalités améliorées disponibles et de rechercher avec diligence une solution logicielle qui répond impeccablement à toutes les exigences uniques de vos opérations hôtelières.

À propos de M3

Construit par des hôteliers exclusivement pour les hôteliers^MTM3 est une plateforme et une société de services financiers robustes basées sur le cloud qui dessert plus de 8 000 propriétés dans le secteur hôtelier d’Amérique du Nord, contribuant ainsi à générer des économies de coûts, une amélioration des revenus et une vision commerciale. Après près de 25 ans d’activité, M3 affiche un taux de fidélisation de la clientèle de 95 %. Utilisée par plus de 1 000 groupes de direction, propriétaires exploitants et hôtels de toutes tailles, la plateforme fonctionne de manière transparente avec d’autres systèmes et outils clés du secteur hôtelier. Il offre une analyse comptable et financière robuste sur des portefeuilles entiers avec des fonctionnalités optionnelles d’opérations et de gestion du temps. L’équipe de services professionnels de M3 fournit un support comptable et de tenue de livres à la demande pour les hôtels et les portefeuilles de toute taille en proposant une gamme complète de solutions comptables personnalisées qui peuvent s’adapter aux besoins d’un hôtelier. Entreprise privée et détenue par ses employés, M3 continue d’améliorer constamment ses produits et services avec des versions et des mises à jour régulières. « M3 », « CoreSelect », « M3 Concierge » et « Accounting Core » sont toutes des marques déposées appartenant à M3 ; toutes les autres marques appartiennent à leurs propriétaires respectifs. Pour plus d’informations, visitez www.m3as.com.

Haley Loup
Responsable marketing et relations publiques
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