Les prédictions les plus précises sont généralement les plus malléables. Prenez les prédictions contrastées de l’ère Covid selon lesquelles les voyages d’affaires, ou les voyages d’affaires, se rétabliraient ou non complètement.

D’une manière ou d’une autre, les deux prédictions étaient exactes. Et pour les voyages et dépenses (T&E), également appelés voyages et divertissements, les managers doivent comprendre pourquoi.

Les derniers chiffres prévoient que les dépenses de voyages et de déplacement retrouveront leur niveau de 1 400 milliards de dollars de 2019 en 2024 et atteindront 1 800 milliards de dollars en 2027.¹ En ce sens, les voyages d’affaires sont en bonne voie de se rétablir complètement.

Pourtant, les dépenses de voyage ne sont pas la même chose que la fréquence ou le volume des voyages. Alors que le nombre de voyages d’affaires augmente, les dépenses liées aux voyages d’affaires augmentent plus rapidement.²

Les gens voyagent plus longtemps qu’avant. Les excursions d’une journée ou les réunions d’une nuit sont exclues. De multiples réunions au sein d’une région, peut-être entrecoupées d’une longue période de travail loin de chez soi, sont en cours.

On peut difficilement parler d’une résurrection des voyages d’affaires lorsque les voyages et les dépenses ne sont pas synchronisés par rapport à 2019. Alors que la transformation numérique est aux prises avec de nouvelles main-d’œuvre hybrides et des préoccupations environnementales croissantes, un mot plus approprié est celui de réincarnation.

Ainsi, lorsque 87 % des décideurs en matière de voyages dans une enquête parrainée par Mastercard conviennent que les voyages d’affaires sont à un point critique avec l’opportunité de remanier les systèmes existants, les responsables des programmes de voyages et de déplacements ne peuvent plus fonctionner comme si nous étions à nouveau en 2019.³

Voici quatre façons dont ils peuvent suivre le rythme.

1. Simplifiez la gestion des dépenses

Neuf décideurs du secteur du voyage sur dix conviennent que l’avenir des voyages et des déplacements réside dans la convergence des paiements et de la gestion des dépenses. Pourtant, des besoins d’achat différents et de nouveaux types de dépenses signifient que 61 % des décideurs déclarent désormais que leur main-d’œuvre hybride ou distante a rendu plus difficile la prévision et le budget des dépenses de voyage.

Une approche unifiée de la planification des ressources de l’entreprise (ERP) peut s’avérer utile en fournissant une source unique de vérité et une visibilité complète des flux de paiement B2B et T&E. Une nuance clé en matière de frais et dépenses est que les décideurs en matière de voyages sont tout aussi intéressés à offrir cette visibilité à leurs employés qu’à l’obtenir pour eux-mêmes.

Il n’est donc peut-être pas surprenant que les décideurs en matière de voyages voient le lien entre les limites de dépenses et les méthodes de paiement comme le principal différenciateur mondial au cours des cinq prochaines années. Cependant, cela n’aide pas lorsque les gestionnaires de voyages risquent d’être inefficaces en matière de rapprochement des comptes, de surveillance, de flux de trésorerie et même de prévention de la fraude en permettant aux employés d’utiliser des cartes personnelles pour voyager.

Les cartes virtuelles offrent une alternative. Elles conservent les avantages des cartes d’entreprise physiques, telles que des données de transaction détaillées pour un rapprochement individuel des paiements, tout en permettant également aux responsables des voyages et des dépenses d’appliquer des contrôles des dépenses sur le montant, la période, le type et le lieu des transactions. Neuf décideurs en matière de voyages sur dix affirment que les cartes virtuelles seront soit monnaie courante, soit différenciatrices dans cinq ans.

2. Adaptez la politique et les procédures

Près des deux tiers des décideurs en matière de voyages ont rencontré des difficultés pour fournir des informations efficaces et opportunes sur les politiques et mises à jour des politiques de voyages et de déplacement aux collaborateurs hybrides ou distants, et 89 % conviennent qu’ils ont besoin de politiques de voyages et de déplacements plus dynamiques.

Un examen des politiques et des procédures peut garantir la pertinence de l’entreprise en définissant des objectifs, en les comparant à ceux des concurrents et en unifiant les approches entre les départements et les régions. Les sujets peuvent aller des codes du grand livre général et des codes de catégorie de commerçant aux paiements ponctuels et aux dépenses personnelles.

Pourtant, l’adhésion des employés est tout aussi importante que la pertinence pour l’entreprise : 59 % des décideurs en matière de voyages ont du mal à garantir que les employés respectent les politiques et les contrôles en matière de dépenses.

Des politiques claires sont naturellement utiles, mais des notifications en temps réel sur les dépenses en vigueur par rapport aux dépenses hors politique pourraient renforcer l’adhésion en répondant aux besoins des voyageurs en déplacement. Les considérations environnementales, telles que celles fournies par les calculateurs de carbone dans les applications bancaires, devraient naturellement être incluses.

3. Intégrer la durabilité dans les politiques et procédures

Comprendre l’impact des émissions de carbone sur les choix de voyage est la priorité numéro un des chefs d’entreprise qui définissent les politiques de voyage. Les besoins accrus en matière de suivi et de reporting signifient désormais que 88 % des décideurs en matière de voyages fournissent déjà ou prévoient de fournir des données sur l’empreinte carbone aux voyageurs d’affaires pour des dépenses plus éclairées.

En tant que partie intégrante d’un examen des politiques et des procédures, un examen de la durabilité intègre toutes les considérations fondamentales : les objectifs définis, les références concurrentielles et les stratégies à l’échelle de l’entreprise. Mais la durabilité – ou plus largement les considérations environnementales, sociales et de gouvernance (ESG) – a également ses propres impulsions.

Les deux principales motivations environnementales tendent à aller de pair. Les mandats officiels, tels que l’interdiction en France des vols intérieurs court-courriers, correspondent souvent bien aux priorités émergentes des salariés, comme les deux tiers des personnes interrogées dans l’UE et aux États-Unis qui souhaitent désormais que les voyages aériens soient plus lourdement imposés.⁴

Des considérations supplémentaires chevauchent également les niveaux de l’entreprise et des employés. Certains outils de réservation en ligne fournissent déjà des informations sur l’empreinte carbone pour aider les voyageurs à faire des achats plus éclairés. Pendant ce temps, les gestionnaires de voyages peuvent utiliser ces informations pour déterminer des politiques et procédures plus éclairées.

4. Quantifier les performances des fournisseurs

La gestion des fournisseurs de voyages se situe à l’intersection de la rentabilité, de la satisfaction des employés et des objectifs de l’entreprise. Gérer habilement des intérêts concurrents n’est pas toujours facile, et 42 % des entreprises font état de difficultés à négocier les contrats des fournisseurs de voyages.⁵

Une meilleure utilisation des données ERP place tous les acheteurs dans une meilleure position pour négocier avec les fournisseurs. Un attribut spécifique des frais de déplacement et de déplacement est constitué de données supplémentaires pouvant provenir d’une société de gestion de voyages (TMC) et d’un système de distribution mondial (GDS).

Les TMC gèrent les voyages d’affaires dans le cadre d’un GDS, qui fournit aux acheteurs et aux fournisseurs un inventaire des voyages en temps réel sur un réseau de voyages mondial. Un réseau de paiement peut recevoir des données d’une TMC et faire correspondre des enregistrements de données de voyage avec des transactions associées.

Les données de transaction enrichies fournissent ensuite un aperçu complet des voyages et des dépenses et permettent aux gestionnaires de voyages d’effectuer des achats plus éclairés. Il s’agit par exemple d’éviter les trop-payés ou de garantir le caractère approprié des avantages accessoires négociés en gros avec les fournisseurs privilégiés.

Bon voyage

Les dépenses mondiales en voyages d’affaires devraient atteindre leur niveau de 2019, soit 1 400 milliards de dollars en 2024, et près de 1 800 milliards de dollars d’ici la fin de 2027.⁶ Cette augmentation reflète l’opinion de 88 % des décideurs en matière de voyages qui conviennent que les voyages d’affaires sont essentiels pour stimuler la croissance de leur organisation.

Tout cela s’ajoute à une forte pression sur les décideurs en matière de voyages, à tel point que 85 % d’entre eux pensent qu’un rôle de directeur des voyages (CTO) sera monnaie courante dans dix ans. Une gestion simplifiée des dépenses, des politiques et procédures adaptées, une durabilité intégrée et des performances quantifiées des fournisseurs allégeront une grande partie de leur fardeau.

L’IA jouera de plus en plus un rôle. Il pourrait agir comme un assistant virtuel en aidant aux réservations avant le voyage et en guidant les achats conformes à la politique par rapport aux achats non conformes au cours d’un voyage, ou il pourrait personnaliser les programmes de récompense des cartes de crédit d’entreprise pour les rendre pertinents pour les titulaires de carte.

Un programme de voyages et de déplacements centré sur les employés engendre des voyageurs satisfaits, et 91 % des décideurs en matière de voyages prévoient d’investir dans l’IA et l’apprentissage automatique pour offrir aux employés des expériences de voyage plus personnalisées.

Un tel investissement semble judicieux. La meilleure façon pour un responsable des voyages d’affaires de suivre le rythme des voyages d’affaires est de suivre les voyageurs d’affaires eux-mêmes.

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